Eine Holding mit mehr als zwölf Unternehmen kämpfte mit Hunderten von Rechnungen, die im Laufe des Monats für verschiedene Unternehmen ausgestellt und empfangen wurden, und suchte nach einer Möglichkeit, die unterschiedlichen Zugriffe ihrer Mitarbeiter auf jedes Unternehmen zu lösen und Hunderte von Rechnungen für alle Unternehmen mit einem Klick zu bezahlen. Wir haben uns der Aufgabe angenommen und eine maßgeschneiderte Rechnungsanwendung namens InvoiceLine erstellt.
Identifizierter Kundenbedarf
Eine Holdinggesellschaft mit Dutzenden von Tochtergesellschaften befand sich in einer Situation, in der sie jeden Monat Hunderte von Rechnungen erhielt und ausstellte. Der Prozess der Erfassung, Genehmigung und Zahlung war chaotisch und inkonsistent. Ziel des Projekts war es, die Rechnungen aller Tochtergesellschaften in einer Anwendung zu bündeln, mit dem Ziel, dass einzelne Benutzer nur auf ausgewählte Unternehmen zugreifen können und ihre Zugriffsrechte klar definiert sind. Der Benutzer sollte das Recht haben, die Rechnung zu registrieren oder zu genehmigen oder sie zu ändern und zu löschen, und nur ausgewählte leitende Mitarbeiter sollten das Recht haben, Rechnungen zu bezahlen.
Die Zahlung von Rechnungen sollte so einfach wie möglich sein und es sollte möglich sein, Dutzende von Rechnungen auf einmal zu bezahlen, damit leitende Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, Zahlungsaufträge manuell im Internet-Banking ihrer Bank zu erstellen. Daher war die Notwendigkeit der Implementierung des SEPA-Generators in die neu entstehende Anwendung eine Selbstverständlichkeit.
Übersicht über Zahlungen und Dokumente
Unsere Domäne bei accute ist die Fähigkeit, Kunden auch in Fällen Lösungen zu bieten, in denen sie keine klare Vorstellung davon haben, wie das Endergebnis aussehen soll, und benutzerfreundliche Funktionalitäten für sie zu entwickeln.
Wir haben dem Kunden innerhalb von drei Wochen den ersten Prototyp der Anwendung geliefert. Eine wichtige Anforderung war die Datensicherheit, und daher musste es natürlich eine Lösung sein, die mit der Datenbank des Kunden verbunden ist, und keine Cloud-Lösung. In solchen Fällen müssen sich die Kunden keine Sorgen über das Risiko eines Datenmissbrauchs oder ihres Verkaufs machen, und die Sicherheit und das Eigentum an den resultierenden Daten liegen ausschließlich in den Händen des Kunden.
Teil der Rechnungsregistrierung ist die Erstellung und Verwaltung einzelner Unternehmen, für die Rechnungen ausgestellt werden, sowie die Verwaltung von Benutzern mit der Möglichkeit, ihre Rechte festzulegen. Für jeden Benutzer ist es möglich, festzulegen, welche Unternehmensrechnungen er sehen kann und was er mit einzelnen Rechnungen tun kann. Er kann das Recht haben, sie zu erstellen, zu löschen, zu genehmigen oder zu erstatten. Der besondere Wunsch des Kunden war das sogenannte „Inkognito“-Rechnungskennzeichen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die nur von ausgewählten Benutzern eingesehen werden können – beispielsweise Zahlungen im Zusammenhang mit Mitarbeitergehältern oder wichtige Rechnungen, die nur die Unternehmensleitung sehen kann.
Selbstverständlich ist die Registrierung gescannter Dokumente in der Rechnung mit der Möglichkeit, ausgewählte Dateien in die Rechnung zu verschieben, sowie die Generierung der Rechnung im PDF-Format. Der Kunde hat die Möglichkeit, aus mehreren Rechnungsdarstellungen auszuwählen, sowie die Option, die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden zu senden.
Eine der wichtigsten Anforderungen des Kunden war die Implementierung von Massenzahlungen, d. h. die Möglichkeit, mehrere Rechnungen auf einmal zu bezahlen. Die Rechnungserfassung wäre nichts Besonderes, wenn der Buchhalter oder Verwaltungsangestellte jede erhaltene Rechnung einzeln bezahlen müsste. Daher bietet InvoiceLine die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl zahlungsbereiter Rechnungen auszuwählen und so einen Massenzahlungsauftrag zu generieren, der durch einfaches Verschieben in das Online-Banking der Bank des Kunden importiert werden kann, um Hunderte von Rechnungen auf einmal mit einer Unterschrift zu bezahlen. InvoiceLine erkennt automatisch, dass der Benutzer Rechnungen für mehrere Unternehmen ausgewählt hat, und erstellt so für jedes Unternehmen einen separaten Zahlungsauftrag zur Zahlung vom Standardkonto in der angegebenen Währung.
Die Zahlung von Rechnungen mithilfe von QR-Codes wird heutzutage zum Standard, aber trotzdem gibt es immer noch viele Partner, die Rechnungen ohne Zahlungs-QR-Code ausstellen. Die Unternehmensleitung wollte auch mit solchen Situationen umgehen, und daher bietet InvoiceLine die Möglichkeit, einen Zahlungs-QR-Code auch für solche erhaltenen Rechnungen zu generieren, in die der Partner des Kunden sie nicht selbst eingefügt hat. Durch einfaches Scannen des QR-Codes in der mobilen Anwendung kann die Unternehmensleitung die Zahlung einwandfrei vornehmen.
Benutzer erhalten klare Informationen über neue Rechnungen, überfällige Rechnungen oder Rechnungen, die auf Genehmigung warten, in einem übersichtlichen schwarzen Brett, wo sie über ein Benachrichtigungsmodul sowie eine Übersicht über das Rechnungsvolumen nach Monat, das Volumen nach Kunde oder den Rechnungsstatus verfügen.
Besondere Anforderungen
Die Anwendung ist modular aufgebaut und somit eine offene Plattform für mögliche zukünftige Kundenanforderungen je nach sich ändernden Bedürfnissen. Ob es sich um die Hinzufügung eines Rabatts zu Rechnungen oder die automatische Zuordnung von Rechnungszahlungen dank einer Verbindung zur API der Bank des Kunden handelt, jede Änderung innerhalb des Zwecks der Anwendung kann umgesetzt werden.