Eine Personalagentur mit mehr als 1.000 Mitarbeitern aus der Slowakei, die sie hauptsächlich im Ausland beschäftigt, hat beschlossen, ihre Abläufe umfassend zu vereinheitlichen und zu digitalisieren. Das Ergebnis einer mehrmonatigen Analyse war die Entscheidung, ein komplexes System für die Personalvermittlungsagentur mit Modulen für Mitarbeiterregistrierung, Personalbeschaffung, Mitarbeiterpräsenz und allgemeine Unternehmensverwaltung zu erstellen. Dank der maßgeschneiderten Software konnte die Agentur ihren Betrieb von mehreren Anwendungen auf eine einzige übertragen.
Identifizierter Kundenbedarf
Eine echte Herausforderung bei der Erstellung einer maßgeschneiderten Software für eine bestimmte Personalagentur war die Tatsache, dass sie im Rahmen der Arbeitsvermittlung für ihre Mitarbeiter auch zusätzliche Dienstleistungen erbringt – außerdem bietet sie ihren Mitarbeitern Unterkunft in Hunderten von Unterkünften im Ausland, verfügt über einen eigenen Fuhrpark, betreibt ein eigenes Callcenter für die Rekrutierung ihrer Mitarbeiter und arbeitet mit Dutzenden von Partnern in ganz Europa zusammen. Die Hauptanforderung an die Software bestand daher darin, alle Anforderungen zu vereinen und alle Funktionen in einer Anwendung zu integrieren, damit ihre Bedienung so einfach wie möglich ist und gleichzeitig der Unternehmensleitung einen möglichst umfassenden Überblick über alle Aktivitäten bietet.
Aufgrund der Anforderung, dass die Anwendung auch anspruchsvollere Aufgaben ausführen kann, wie z. B. die Erstellung von Hunderten von Verträgen und verschiedenen anderen Dokumenten, den Import von Anwesenheitszeiten von Partnern in verschiedenen Formaten, die Verbindung mit dem Telefon-Gateway von Daktela und die Möglichkeit für das Callcenter des Unternehmens, potenzielle Bewerber anzusprechen, und dergleichen, beschlossen wir, eine Desktop-Version der Anwendung in Kombination mit Server-Mikrodiensten zu entwickeln. Die Desktop-Version der Anwendung ist robust genug, um komplexe Aufgaben auszuführen und die in AWS betriebenen Server-Microservices sind flexibel genug, um regelmäßige Berichte zu erstellen, E-Mails zu prüfen und zu lesen, Benachrichtigungen zu generieren und so weiter.
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Bewerber-, Mitarbeiter- und Anwesenheitslisten
Das Kernmodul des Systems für eine Personalagentur ist natürlich das CRM-Modul geworden, das dem Unternehmen einen umfassenden Überblick über seine Mitarbeiter sowie potenzielle Bewerber bietet. Informationen zum persönlichen Profil des Mitarbeiters oder Bewerbers werden durch das Aktivitätsmodul des Mitarbeiters oder Bewerbers ergänzt, in dem das Unternehmen jede Aktivität (Telefonat, Besprechung, E-Mail usw.) aufzeichnet, die mit der jeweiligen Person durchgeführt wird. Das Interessante ist, dass die Aktivitäten auch von der Anwendung selbst erstellt werden – jedes Mal nach einem erfolgreichen Anruf, der innerhalb der Anwendung stattgefunden hat, zeichnet sie den betreffenden Anruf persönlich auf, jeder neu erstellte Vertrag oder jedes andere Dokument wird im Rahmen einer automatischen Aktivität aufgezeichnet, sodass das Unternehmen einen genauen Überblick über die Aktivitäten des Mitarbeiters im Zeitverlauf hat.
Es versteht sich von selbst, dass es ein Archiv aller Dokumente gibt, sowohl der Mitarbeiter als auch der Partner, und die erforderlichen Aufzeichnungen aller abgeschlossenen Arbeitsverträge der Mitarbeiter. Die Aufzeichnung der einzelnen Arbeitsverträge und der zugehörigen Dokumente ist sehr übersichtlich und bietet alle erforderlichen Informationen über die Vertragsdauer, Informationen, mit welchem Partner der Vertrag abgeschlossen wurde, und zusätzlich Aufzeichnungen der täglichen Anwesenheit für jeden Mitarbeitervertrag.
Die Anwesenheitsaufzeichnung ist ein separates Modul, das es dem Unternehmen ermöglicht, die Anwesenheit aller Mitarbeiter auf der Grundlage von Dokumenten von Partnern in verschiedenen Formaten (.csv, .txt, .xml, .json) zu importieren. Der Massenimport der Anwesenheit wird für Hunderte von Mitarbeitern gleichzeitig durchgeführt, und innerhalb von Sekunden hat das Unternehmen die Anwesenheit für den vergangenen Monat für alle Mitarbeiter gespeichert. Der automatisierte Anwesenheitsimport kann anhand der Regeln automatisch die Anzahl der Überstunden oder -minuten, die Dauer der Nachtschicht, eventuelle Abwesenheit, Wochenendarbeit usw. identifizieren und dann automatisch die erforderlichen Dokumente erstellen und per E-Mail senden – einen Urlaubsantrag, eine Abwesenheitsmitteilung oder nicht eingehaltene Anwesenheitsstunden usw.
Bei der technischen Implementierung der Software haben wir mit dem Kunden die Implementierung von Diensten von Amazon Web Services – AWS EC2, RDS, S3, SES, CloudWatch – vereinbart.
Eigene Recruiting-Abteilung und Callcenter
Eine notwendige Anforderung an das System für eine Personalagentur war auch ein Modul für die eigene Personalabteilung, deren Aufgabe es ist, potenzielle Bewerber zu kontaktieren und mit ihnen bis zum Abschluss eines Arbeitsvertrags zusammenzuarbeiten. Das Rekrutierungsmodul in Kombination mit einer Verbindung zum VoIP-Telefon-Gateway von Daktela bietet Benutzern die Möglichkeit, ein Rekrutierungsprojekt oder ein Ziel mit einer bestimmten Anzahl erforderlicher Mitarbeiter zu erstellen und diesem bestätigte Bewerber zuzuweisen. Nachdem die Rekrutierung abgeschlossen und bestätigt wurde, erstellt die Anwendung automatisch Mitarbeiter aus den Bewerbern, generiert alle erforderlichen Vertragsunterlagen für sie und sendet sie per E-Mail an neue Mitarbeiter.
Das Tätigen von Telefonanrufen direkt aus der Anwendung vereinfacht die Arbeit der Callcenter-Mitarbeiter und bietet gleichzeitig die Möglichkeit der automatischen Identifizierung des empfangenen Anrufs – beim Empfang eines Anrufs versucht die Anwendung, den Anrufer automatisch zu identifizieren, und wenn sein Profil gefunden wird, zeigt sie es auch dem Mitarbeiter an und bietet ihm eine Vorschau seines persönlichen Profils mit historischen Aktivitäten.
