Ein lokaler Hersteller und Händler von Delikatessen in der Mittelslowakei stand vor einer geschäftsfreundlichen Herausforderung: Er musste ein Arbeitssystem einrichten, mit dem er eine größere Anzahl von Bestellungen verarbeiten, mehr Kunden bedienen und gleichzeitig den täglichen Betrieb effizienter gestalten konnte. Die Bedienung und Verteilung der Produkte an mehr als 400 Einzelhandelsgeschäfte in der gesamten Slowakei war ohne maßgeschneiderte Software und ohne die automatische Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen für alle Geschäfte nicht mehr möglich.
Identifizierter Kundenbedarf
In der Slowakei gibt es viele erfolgreiche Unternehmen, über die nicht viel geschrieben wird, die aber dennoch ein notwendiger Teil unserer Wirtschaft sind und so zu einer höheren Beschäftigung beitragen. Wir hatten die Ehre, für ein solches Unternehmen, das sich der Herstellung von Delikatessen in der Südslowakei widmet – der Region mit der höchsten Arbeitslosigkeit – eine Anwendung zur Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen zu entwickeln.
Die Herstellung, Verpackung und Verteilung der Produkte in alle Regionen der Slowakei erfolgt intern durch das Unternehmen, daher war die Anfrage des Kunden, alle Aktivitäten in der Anwendung abzudecken, verständlich. Der unterstützende Teil der Anwendung ist das Modul für Bestellungen und Abschreibungen, in dem Mitarbeiter des Unternehmens, die täglich mit mehr als 400 Geschäften kommunizieren, Bestellungen für die nächsten Tage für einzelne Produkte aufzeichnen, die das Unternehmen in seinem Sortiment hat. Die Aufzeichnung der Bestellungen ist nach einzelnen Anweisungen bzw. nach Lieferfahrern unterteilt, die das Unternehmen im Rahmen der Verteilung unterhält – für jedes Geschäft und jedes Produkt gibt es eine Aufzeichnung darüber, welcher Fahrer die jeweilige Verteilung an welchem Tag durchgeführt hat.
Automatisierung von Rechnungsstellung und Lieferscheinen
Nach dem Bestellmodul verfügt die Anwendung über die Funktion der automatischen Generierung von Lieferscheinen. Diese Funktion hat zur Zeitersparnis im Betrieb des Kunden beigetragen, da die manuelle Generierung von Hunderten von Lieferscheinen pro Tag durch die automatische Generierung von Lieferscheinen im PDF-Format ersetzt wurde, die durchschnittlich 10 Sekunden dauert. Es ist selbstverständlich, dass unsere Software ein angepasstes Format für die generierten Lieferscheine für die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens hat. Teil der Generierung von Lieferscheinen ist auch die Generierung des Produktionsscheins, der die Grundlage für die Produktionsabteilung darstellt.
Nach der erfolgreichen Lieferung von Feinkostprodukten an Einzelhandelsgeschäfte folgt der letzte Schritt, nämlich die Rechnungsstellung für die gelieferten Produkte. Die Anwendung verfügt über Bestelldaten für alle Geschäfte nach einzelnen Produkten und ist so in der Lage, innerhalb weniger Sekunden Dutzende von Rechnungen für den ausgewählten Zeitraum und für ausgewählte Geschäfte zu erstellen. Die außergewöhnliche Anfrage des Kunden war die Erstellung unterschiedlicher Rechnungsformate für einzelne Partner – einige Partner benötigen die Erstellung einer sogenannten Sammelrechnung, d. h. einer Rechnung, auf der die Bestellungen nach den einzelnen Geschäften des Kunden aufgelistet sind, und für einige Kunden eine standardmäßige, sogenannte Einzelrechnung. Der automatische Versand von Rechnungen per E-Mail an ihre Kunden ist selbstverständlich.
Im Rahmen der Auftragsverwaltung verfügt das Unternehmen auch über ein Kunden- und Rabattmodul, in dem es in der Lage ist, für einzelne Kunden einen Rabatt für bestimmte Produkte für einen ausgewählten Zeitraum festzulegen. Die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen berücksichtigt somit den Preis der Produkte für jeden Kunden separat nach dem Datum der Auftragsausführung.
Bei der technischen Umsetzung der Software haben wir mit dem Kunden vereinbart, sämtliche Daten und Dienste auf Accute-Servern zu hosten, ohne dass eine eigene On-Premise-Serverlösung aufgebaut werden muss.
