Holding viac ako dvanástich spoločností sa boril so stovkami faktúr vystavených a prijatých na rôzne spoločnosti v priebehu mesiaca a hľadal spôsob, ako vyriešiť rôzne prístupy na jednotlivé spoločnosti pre svojich zamestnancov a uhrádzať stovky faktúr jedným klikom pre všetky spoločnosti. Zadania sme sa chopili a vytvorili tak aplikáciu InvoiceLine na mieru.
Identifikovaná potreba klienta
Holdingová spoločnosť prevádzkujúca desiatky dcérskych spoločností sa ocitla v situácii, v ktorej prijímali a vystavovali stovky faktúr mesačne a proces ich evidencie schvaľovania a úhrady bol chaotický a nejednotný. Cieľom projektu bolo dostať faktúry všetkých dcérskych spoločností do jednej aplikácie, s tým, aby mali jednotliví užívatelia prístup len na vybrané spoločnosti a aby boli ich prístupové práva jasne zadefinované. Užívateľ by mal mať právo zaevidovať faktúru alebo ju schváliť, prípadne upraviť a vymazať, a len vybraní vedúci zamestnanci by mali mať právo faktúry uhrádzať.
Úhrada faktúr by mala prebiehať čo najjednoduchšie a malo by byť možné uhradiť desiatky faktúr naraz, aby vedúci zamestnanci nestrácali čas manuálnym vytváraním platobných príkazov v internetbankingu svojej banky. Samozrejmosťou bola preto nutnosť implementácie SEPA generátora do novo-vznikajúcej aplikácie.
Prehľad v platbách a dokladoch
Našou doménou v accute je schopnosť prinášať klientom riešenia aj v prípadoch, kedy nemajú jasnú predstavu o tom, ako by mal finálny výsledok vyzerať a navrhovať pre nich prívetivé funkcionality z pohľadu užívateľa.
Prvý prototyp aplikácie sme klientovi dodali v priebehu troch týždňov. Dôležitou požiadavkou bola bezpečnosť dát a teda sa pochopiteľne muselo jednať o riešenie, ktoré bude pripojené na databázu klienta a nie o cloudové riešenie. V takýchto prípadoch sa zákazníci nemusia obávať rizika zneužitia dát, prípadne ich predaja a bezpečnosť a vlastníctvo vznikajúcich dát je výlučne v rukách klienta.
Súčasťou evidencie faktúr je aj vytváranie a správa jednotlivých spoločností, pre ktoré sa faktúry vystavujú ako aj správa užívateľov s možnosťou nastavenia ich práv. Pre každého užívateľa je možné nastaviť, faktúry ktorej spoločnosti môže vidieť a čo s jednotlivými faktúrami môže robiť. Môže mať právo ich vytvárať, mazať, schvaľovať alebo uhrádzať. Špeciálnou požiadavkou klienta bol tzv. „inkognito“ príznak faktúry. Jedná sa o faktúry, ktoré by mohli vidieť iba vybraný užívatelia – môže sa jednať napríklad o platby súvisiace s platmi zamestnancov, prípadne dôležité faktúry, ktoré môže vidieť iba management spoločnosti.
Ako samozrejmosťou je evidencia naskenovaných dokladov k faktúre s možnosťou presunutia vybraných súborov k faktúre, rovnako ako generovanie faktúry vo formáte .pdf. Klient má možnosť vybrať si z viacerých vizuálov faktúry spolu s možnosťou automatického odoslania faktúry mailom pre zákazníka.
Jednou z najdôležitejších požiadaviek klienta bola implementácia hromadných platieb, teda možnosti úhrady viacerých faktúr naraz. Samotná evidencia faktúr by nebola ničím výnimočná, pokiaľ by účtovník alebo administratívny pracovník musel uhrádzať každú prijatú faktúru osobitne. Preto má InvoiceLine možnosť vybrať neobmedzené množstvo faktúr, ktoré sú v stave na úhradu a vygenerovať tak hromadný platobný príkaz, ktorý stačí jednoduchým presunutím importovať do internetbankingu banky klienta a jedným podpisom uhradiť stovky faktúr naraz. InvoiceLine automaticky identifikuje, že užívateľ vybral faktúry pre viaceré spoločnosti a tak vytvorí pre každú spoločnosť osobitný platobný príkaz na úhradu z predvolené účtu v danej mene.
Úhrada faktúr pomocou QR kódov sa stáva v dnešnej dobe štandardom, no napriek tomu sa stále nájde množstvo partnerov, ktorí vystavujú faktúry bez platobného QR kódu. Manažment spoločnosti si chcel poradiť aj s takýmito situáciami a preto InvoiceLine obsahuje možnosť vygenerovať platobný QR kód aj pre také prijaté faktúry, kde ich partner klienta sám nezahrnul. Manažment spoločnosti tak dokáže jednoduchým naskenovaním QR kódu v mobilnej aplikácii uhradiť platbu bezchybne.
Prehľadné informácie o nových faktúrach, o faktúrach po splatnosti alebo čakajúcich na schválenie majú užívatelia v rámci prehľadnej nástenky, na ktorých majú spolu s prehľadom objemu faktúr po mesiacoch, objemom podľa zákazníka alebo podla stavu faktúry aj modul notifikácií.
Špeciálne požiadavky
Aplikácia je vytvorená modulárne a je tak otvorenou platformou pre prípadné budúce požiadavky klienta v závislosti od meniacich sa potrieb. Či už sa jednalo o pridanie skonta do faktúr alebo automatické párovanie úhrady faktúr vďaka pripojeniu na API banky klienta, akúkoľvek zmenu v rámci účelu aplikácie je možné implementovať.