Komplexný systém pre personálnu agentúru

Skutočnou výzvou v prípade tvorby softvéru na mieru pre konkrétnu personálnu agentúru bol fakt, že v rámci sprostredkovania zamestnania pre svojich zamestnancov sa venuje aj doplňujúcim službám – navyše pre svojich zamestnancov zabezpečuje ubytovanie v stovkách ubytovacích zariadeniach v zahraničí, prevádzkuje vlastný vozový park, prevádzkuje vlastné call centrum na nábor svojich zamestnancov a spolupracuje s desiatkami partnerov po celej Európe. Hlavnou požiadavkou na softvér bolo preto skombinovať všetky požiadavky a zahrnúť všetky funkcionality do jednej aplikácie tak, aby bola jej obsluha čo najjednoduchšia a zároveň poskytovala manažmentu spoločnosti čo najkomplexnejší prehľad o všetkých činnostiach.

Vychádzajúc z požiadavky, aby bola aplikácia schopná vykonávať aj náročnejšie úlohy ako generovať stovky zmlúv a rôznych iných dokumentov, importovať dochádzkové časy od partnerov v rôznych formátoch, byť prepojená s telefónnou bránou Daktela a umožňovať v rámci aplikácie call centru spoločnosti oslovovať potenciálnych uchádzačov o prácu a podobne, sme sa rozhodli pre vývoj desktopovej verzie aplikácie s kombinácii so serverovými microservices. Desktopová verzia aplikácie je dostatočne robustná na vykonávanie komplexných úloh a serverové microservices prevádzkované v AWS sú dostatočne flexibilné na generovanie pravidelných reportov, kontrolu a čítanie e-mailov, generovanie notifikácií a podobne.

Nosným modulom systému pre personálnu agentúru sa stal pochopiteľne CRM modul, ktorý poskytuje spoločnosti komplexný prehľad o svojich zamestnancoch ako aj potenciálnych uchádzačoch o prácu. Informácie o osobnom profile zamestnanca alebo uchádzača sú doplnené o modul aktivity zamestnanca alebo uchádzača, v rámci ktorej si spoločnosť eviduje akúkoľvek činnosť (telefonát, stretnutie, e-mail a pod.) vykonanú s danou osobu. Zaujímavosťou je, že aktivity vytvára aj aplikácia samotná – vždy po úspešnom hovore, ktorý prebehol v rámci aplikácie zaznamená daný hovor v osobe, každú novú vygenerovanú zmluvu alebo iný dokument zaznamená v rámci automatickej aktivity tak, aby mala spoločnosť presný prehľad o činnosti zamestnanca na časovej osi.

Samozrejmosťou je archív všetkých dokumentov, ako zamestnancov tak aj partnerov a nevyhnutná evidencia všetkých uzatvorených pracovných zmlúv zamestnancov. Evidencia jednotlivých pracovných zmlúv a dokumentov k nim je veľmi prehľadná a poskytuje všetky potrebné informácie o trvaní zmluvy, informácií s ktorým partnerom bola zmluva uzatvorená a navyše aj evidenciou dennej dochádzky pri každej zmluve zamestnanca.

Evidencia dochádzky je samostatný modul, ktorý umožňuje spoločnosti importovať dochádzku všetkých zamestnancov na základe podkladov od partnerov v rôznych formátoch (.csv, .txt, .xml, .json). Import hromadnej dochádzky sa vykonáva na stovkách zamestnancov naraz a v priebehu niekoľkých sekúnd má spoločnosť uloženú dochádzku za uplynulý mesiac na všetkých zamestnancov. Automatizovaný import dochádzky dokáže automaticky identifikovať na základe pravidiel počet hodín alebo minút nadčasu, trvanie nočnej zmeny, prípadne absenciu, víkendovú prácu a podobne a následne automaticky vygenerovať a zaslať e-mailom potrebné dokumenty – žiadosť o dovolenku, upozornenie na absenciu alebo nedodržané hodiny dochádzky a podobne.

Nevyhnutnou požiadavkou na systém pre personálnu agentúru bol aj modul pre vlastné náborové oddelenie, ktorého úlohou je kontaktovanie potenciálnych uchádzačov na prácu a spolupráca s nimi až do momentu uzatvorenia pracovnej zmluvy. Náborový modul v kombinácii s prepojením na VoIP telefónnu bránu Daktela poskytuje užívateľom možnosť vytvoriť si náborový projekt, resp. cieľ so stanoveným množstvom potrebných zamestnancov a prideľovať naň potvrdených uchádzačov. Po ukončení a potvrdení náboru aplikácia automaticky vytvorí z uchádzačov zamestnancov, vygeneruje pre nich všetku potrebnú zmluvnú dokumentáciu a odošle e-mailom čerstvým zamestnancom.

Vytváranie telefonických hovorov priamo z aplikácie zjednodušuje operátorom call centra prácu a zároveň poskytuje možnosť automatickej identifikácie prijímaného hovoru – pri prijatí hovoru sa aplikácia snaží automaticky identifikovať volajúceho a v prípade, že jeho profil nájde ho operátorovi aj zobrazí a poskytne mu náhľad na jeho osobný profil s historickou aktivitou.