Lokálny výrobca a distribútor lahôdok na strednom Slovensku čelil biznisovo celkom príjemnej výzve – nastaviť systém práce tak, aby dokázali spracovať väčšie množstvo objednávok, obslúžiť viac zákazníkov a zároveň si zefektívniť denno-dennú prevádzku. Obsluha a distribúcia výrobkov do viac ako 400 maloobchodných predajní po celom Slovensku už ďalej nemohla byť realizovaná bez potreby softvéru na mieru a bez automatického generovania dodacích listov a faktúr pre všetky predajne jednotlivo.
Identifikovaná potreba klienta
Na Slovensku existuje množstvo úspešných spoločností, o ktorých sa veľa nepíše, no sú nemenej potrebnou súčasťou našej ekonomiky a pomáhajú tak vyššej zamestnanosti. My sme mali tú česť vypracovať aplikáciu na správu objednávok a faktúr pre jednu takúto spoločnosť, ktorá sa venuje výrobe lahôdok na južnom Slovensku – regióne s najvyššou nezamestnanosťou.
Výrobu, balenie ako aj distribúciu výrobkov do všetkých regiónov Slovenska realizuje spoločnosť interne, preto bola požiadavka klienta na pokrytie všetkých činností v aplikácii pochopiteľná. Nosnou časťou aplikácie je modul pre objednávky a odpisy, v rámci ktorého pracovníci spoločností, ktorí komunikujú s viac ako 400 predajňami na dennej báze zaznamenávajú objednávky na najbližšie dni po jednotlivých produktoch, ktoré má spoločnosť vo svojom sortimente. Evidencia objednávok je rozdelená podľa jednotlivých smerov, resp. vodičov rozvozu, ktoré v rámci distribúcie spoločnosť udržiava – ku každej predajni a každému produktu tak existuje záznam, ktorý vodič v ktorý deň realizoval danú distribúciu.
Automatizácia fakturácie a dodacích listov
Nadväzujúc na modul objednávok disponuje aplikácia funkcionalitou automatického generovania dodacích listov. Práve táto funkcionalita prispela k množstvu ušetreného času v rámci prevádzky klienta, kde bolo manuálne generovanie stoviek dodacích listov denne nahradené automatickým generovaním dodacích listov v .pdf, ktoré trvá v priemere 10 sekúnd. Samozrejmosťou softvéru od nás je na mieru prispôsobený formát vygenerovaných dodacích listov pre potreby konkrétnej spoločnosti. Súčasťou generovania dodacích listov je rovnako generovanie výrobného listu, ktorý predstavuje podklad pre oddelenie výroby.
Po úspešnom dodaní lahôdkarských výrobkov do maloobchodných predajní nasleduje posledný krok a tým je fakturácia za dodané produkty. Aplikácia disponuje dátami objednávok pre všetky predajne podľa jednotlivých produktov a je tak schopná v priebehu niekoľkých sekúnd vygenerovať desiatky faktúr za vybrané obdobie a pre vybrané predajne. Výnimočnou požiadavkou klienta bolo generovanie rôznych formátov faktúr pre jednotlivých partnerov – niektorí partneri totiž vyžadujú generovanie tzv. zbernej faktúry, teda faktúry, na ktorej sú uvedené objednávky podľa jednotlivých predajní zákazníka a niektorým zákazníkom postačuje štandardná, tzv. jednotlivá faktúra. Samozrejmosťou aplikácie je automatické odoslanie faktúr e-mailom pre ich zákazníkov.
V rámci správy objednávok má spoločnosť k dispozícii aj modul zákazníkov a zliav, kde je schopná nastaviť zľavu pre jednotlivých zákazníkov pre konkrétne produkty za vybrané obdobie. Generovanie dodacích listov aj faktúr tak berie do úvahy cenu výrobkov pre každého zákazníka osobitne podľa dátumu realizácie objednávky.
Pri technickej implementácií softvéru sme sa s klientom zhodli na hostovaní všetkých dát a služieb na serveroch accute, bez potreby tvorby vlastného on-premise serverového riešenia.
